档案管理办法

（2020年8月修订版）

1.  目的

为加强铭鑫集团档案工作的系统化、科学化和信息化建设，更好地为公司生产建设与经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》和相关法律法规，结合集团实际，特制定本管理办法。

2.  范围

本办法所指的档案，是指集团各部门、下属各子公司在企业日常经营活动中形成的具有保存备查价值的各种类别和载体形式的历史记录，包括但不限于文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。

3.  职责

3.1集团党政办公室

3.1.1对集团档案工作进行统一管理，统筹规划，组织协调。

3.1.2制定、修订、解释集团有关档案工作的规章制度。

3.1.3对集团各部门、子公司的档案工作进行指导、监督和考核。

3.1.4规划和指导集团及子公司档案信息化建设工作。

3.1.5负责集团档案收集、整理、保管、利用、统计、鉴定等工作。

3.2集团各部门

3.2.1负责本部门档案管理及文件材料的形成、积累、整理和归档，按时移交党政办公室。

3.2.2财务管理部、工程物业部、人力资源部分别负责会计档案、工程档案和人事档案的收集、整理、归档工作。

3.3各子公司综合管理部门

3.3.1制定、修订、解释本公司有关档案工作的规章制度，并报备至集团党政办公室。

3.3.2在本公司范围内开展档案业务指导、监督和考核工作。

3.3.3负责本公司档案收集、整理，并定时移交集团党政办公室。

4.  程序

4.1  人员配置

4.1.1集团各职能部门均应设置兼职档案员一名，负责本部门档案的整理、归档、保存及移交工作。会计档案、工程档案和人事档案，根据相关法律法规，由对应部门指派专人管理。

4.1.2各子公司需明确档案管理人员及分管领导。子公司档案管理员需参加市档案管理工作培训，并取得档案管理资格证书。党政办公室每半年对公司档案小组成员开展培训工作。

4.2 归档管理

4.2.1集团公司由党政办公室负责编制《文件材料归档范围和保管期限表》和《档案分类方案》，各部门以此为参考，进行本部门档案收集、整理，按时移交集团党政办公室。

4.2.2各子公司由各自综合管理部门根据实际经营情况编制《文件材料归档范围和保管期限表》和《档案分类方案》，向集团党政办公室备案，并以此为参考，进行本公司档案收集、整理，按时移交集团党政办公室。

4.3  档案收集

4.3.1管理性文件材料一般于下一年度的3 月底前向党政办公室移交归档。

4.3.2活动照片等材料即时归档到部门兼职档案员处，一个月内向党政办公室进行移交归档。

4.3.3各类活动和项目档案，在活动或项目结束后二个月内向党政办公室进行移交归档。

4.3.4经营类业务文件材料（如合同、协议）于项目结束后，一年内向党政办公室移交归档。

4.3.5基建档案经杭州西湖区城建档案馆验收完毕后一个月内向党政办公室移交归档。

4.3.6会计档案按年度在财务部门保管满二年后向党政办公室移交归档。

4.3.7特殊载体档案（实物、光盘等）在阶段活动结束后由负责部门兼职档案员及时向党政办公室移交归档。

4.4档案移交

4.4.1需归档文件由经办人整理后，移交集团党政办公室，由集团党政办公室负责按规范立卷后再归档入库。

4.4.2移交的档案一般为一式一份；原件用于报批不能归档或相关部门保留的，档案职能部门须保存复印件；重要的、利用频繁的、或有专门需要的，应增加移交档案份数。

4.4.3移交档案时，档案移交人须编制一式两份的《档案移交清单》，由移交人和接收人签字，各执一份备查。

4.5 档案保管

4.5.1除人事档案以外，集团所有的各种门类和载体的档案材料，由党政办公室集中统一保管，任何个人不得私自保存和任意销毁。

4.5.2档案库房与办公室和阅览室分开，任何人未经允许不得进入档案库房。档案保管应采用专用装具，档案库房排架应整齐有序，库位标识清晰准确，库房应当坚固可靠、便于看管、存放，清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害气体等设施。

4.5.3档案管理员要严格档案进出库登记管理，定期检查库房安全和档案保管状况，作好检查记录，发现问题及时采取有效措施， 并定期对库存档案进行清理核对工作，做到帐物相符，确保档案完整和安全。档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。

4.5.4档案库房内严禁吸烟，消防器材固定有效，工作人员离开时，要关闭门窗，切断电源。

4.5.5库房内档案柜架要排列整齐，统一编号。档案柜架应与墙壁保持一定的距离，要成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。

4.5.6对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

4.5.7  档案保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，以下列规定办理：

永久保存：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对建设和历史研究有长远利用价值的档案。

30 年保存：凡是反映公司一般生产经营活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料。

10 年保存：凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料。

4.5 档案的借阅

4.5.1公司员工需利用档案时，需填写档案借阅申请单，经审批后方可查阅。档案管理员做好借阅登记台账，归还时清点注销。已归档案卷原则上不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件和资料可借出。

4.5.2 借阅档案时间一般不超过3天，需长时间借阅档案的，需填写情况说明，经过审批后方可借阅。

4.5.3借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、影印、转借或损坏。借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即上报。

4.5.4公司档案主要为内部提供使用，外部单位如需借阅，应持有单位介绍信并经档案分管领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。外单位如需摘抄卷内档案，需经档案分管领导同意，并对摘抄内容要进行审查、签章。

4.6 档案鉴定与销毁

4.6.1集团党政办公室应在每年末组织档案鉴定小组对公司所有档案进行清理鉴定。经鉴定需要调整保管期限的档案，予以调整，对确无保存价值的档案登记造册，经公司档案工作领导小组审阅并批准后在指定地点销毁。

4.6.2销毁档案时必须有两人以上的人在场，销毁时应认真校对。未经批准，不得转移、分散及销毁公司档案。

5、相关文件

《档案移交清单》

《档案借阅申请表》

《档案借阅登记表》

《档案库房巡检记录表》

《档案库房温湿度记录表》

《档案鉴定销毁登记表》

档案借阅申请表

档案借阅登记表

档案库房巡检记录表

注：1、本表适应管理员每月对档案库房情况至少检查一次，并形成记录。

2、确认后在相应表格里打钩，特殊情况备注说明。

3、档案情况检查，每次随机抽取5份检查。检查内容：是否按指定地点存放，是否完好无损，标签是否张贴、是否完好，是否按规范手续办理借阅、借用等。

档案库房温湿度记录表

        年       月

档案鉴定销毁登记表